Fremtidens kontorløsninger må hensynta behovene til de mindre leietakerne

I følge SSB er det bare 5,3 % av selskapene i Norge som har mer enn 20 ansatte. Likevel er det disse som får mest oppmerksomhet når det er snakk om arealbehov, og hvordan arbeidsareal tilrettelegges. Denne gruppen av større selskaper er kanskje et lukrativt marked, med store volum og høy stabilitet, men eiendomsselskaper som bare tilrettelegger for behovene til denne brukergruppen risikerer å gå glipp av nær halvparten av markedet.

Nesten halvparten av ansatte i privat sektor jobber i små og mellomstore bedrifter.

Det stemmer at norsk næringsliv domineres av store selskaper, men når det gjelder kontorplass er det ofte hvor mange ansatte man har som  teller mest. I følge NHO er nesten halvparten av alle ansatte i Norge ansatt i små og mellomstore bedrifter. Det viser seg at behovene til denne store gruppen ofte varierer sterkt fra behovene til de større selskapene.

Skillet mellom arbeid og fritid viskes ut på romslige og hjemmekoselige kontorer

Dynamikken i og arbeidsmiljøet er som oftest veldig forskjellig i store og små bedrifter. Store bedrifter trenger i større grad etablerte og formelle rutiner, mens små bedrifter ofte er preget av en mer uformell arbeidsstil og en flat organisasjon der alle kjenner alle. I denne typen bedrifter er det også mer vanlig at det sosiale livet i større grad går i ett med jobben.

Disse forskjellene manifesterer seg i hvordan bedriftene foretrekker kontorene sine. Et eksempel er at små bedrifter og oppstartsbedrifter ofte ønsker å ha større arbeidsareal som gjør det mulig med sosiale aktiviteter på kontoret. Dette kan for eksempel bety et kjøkkenområde eller en bar der man kan lage mat og spise sammen som et team, eller aktivitetsrom for spill, yoga, eller annen trening.

I nye oppstartsbedrifter er det særlig vanlig at unge ansatte oppholder seg på kontoret også etter arbeidstid. Mange oppstartsbedrifter tilrettelegger for dette med arealer der de ansatte kan samles for sosiale aktiviteter etter arbeidstid. I små, tett knyttede bedrifter med godt arbeidsmiljø kan denne typen samvær bidra til å gi bedriften klare konkurransefortrinn i form av forbedret kommunikasjon og samarbeid på kontoret, samt fleksibilitet når det gjelder både arbeidstid og oppgaver blant de ansatte.

Vanligere med faste plasser

Det har vært mye snakk om “free seating” for ansatte i det siste. Selv om dette kanskje ser ut som den mest fleksible løsningen er det mange bedrifter, store så vel som små, som har innsett at dette kanskje ikke passer for alle. 

Et av eksemplene her er ansatte som driver med markedsføring, salg og lignende aktiviteter som innebærer telefonsamtaler og andre støyende aktiviteter. Disse ansatte er vanligvis mindre sensitive overfor støy, men det betyr ikke at de passer inn i “free seating”. Her må man jo også ta i betraktning hvordan støyen deres påvirker arbeidssituasjonen til andre rundt dem som kanskje jobber med oppgaver som krever mer konsentrasjon. 

De som jobber i økonomiavdelingen eller med andre lignende oppgaver som krever mer konsentrasjon bør ofte sitte mer skjermet, enten dette er fordi de håndterer viktig konfidensiell informasjon, eller fordi de trenger å sitte et sted der de kan arbeide uforstyrret for bedre fokus.

Mange bedrifter har også ansatte som jobber i team med spesialiserte oppgaver. I den sammenheng er det ofte mer effektivt for disse medarbeiderne å samhandle i et etablert miljø, slik som for eksempel et arbeidsrom der de kan henge opp ting på vegger, oppbevare relevant spesialutstyr og lignende.

Noen ansatte jobber også i flere prosjektteam om gangen. Da er det lite praktisk å skifte arbeidssted flere ganger til dagen, men heller mer praktisk å bruke et møterom noen timer om gangen når man trenger å møte med teamet for et enkelt prosjekt.

Generelt sett viser det seg at det er mange praktiske grunner for hvorfor man bør vurdere å ha faste plasser for de ansatte. Man bør også tenke på hvor de forskjellige gruppene av ansatte plasseres i forhold til hverandre og hvorfor. 

Når det gjelder “free seating” så viser det seg også at dette har innvirkning på effektivitet og økonomi. Dersom den ansatte må pakke sammen arbeidsplassen sin hver dag før man går hjem, og sette ting opp igjen hver morgen, tar dette litt tid. Disse få ekstra minuttene hver dag blir fort til timer når man måler det over en måned. Ettersom kontorplass er relativt billig i Norge i forhold til timelønn, vil det i veldig mange tilfeller ende opp med å lønne seg økonomisk å bruke faste arbeidsplasser. 

Et dynamisk arbeidsmarked krever fleksible kontorløsninger

I følge NHO skapes det i Norge rundt 300 000 nye arbeidsplasser per år. Samtidig opphører et lignende antall arbeidsplasser. Disse svingningene representerer rundt 10% av det totale antallet arbeidsplasser. En del av disse svingningene er nye bedrifter som kommer inn i markedet og eksisterende bedrifter som legger ned aktiviteten. I tillegg representerer denne statistikken også svingningene hos eksisterende virksomheter som øker eller reduserer arbeidsstyrken sin.

For oppstartsbedrifter er det særlig viktig å ha fleksible kontorløsninger der man har friheten til å enkelt øke kontorarealet i takt med forretningens utvikling enten man er inne i en bra eller en dårlig periode. Det er mange små og mellomstore bedrifter som sitter med fleksible kontorløsninger under COVID-19 krisen som nå vil kunne forklare hvor viktig det kan være å ha muligheten til å justere kontorlokalene etter behov, i stedet for å bli sittende fastlåst i leiekontrakter for store, dyre og i stor grad ubrukte kontorlokaler.